Digitální škola
6. 3. 2025 | Komerční sdělení
Nový úkol může být vždy zároveň výzvou. Inspirativní motto ze školních lavic lze aplikovat i na blížící se povinnosti škol vést svou administrativní agendu v elektronické podobě. Přejít z listinné podoby spisové služby na elektronickou musí školy nejpozději do 1. ledna 2027.
Za necelé dva roky začne platit zákonná povinnost pro školská zařízení vést spisovou službu v elektronické podobě. Otázkou při volbě vhodného řešení však nebude jen technologická úroveň samotného systému elektronické spisové služby (eSSL), ale především rozšiřující funkce, které nabízí. Ředitelé a zřizovatelé škol by se při výběru měli zaměřit nejen na cenu, ale i bezpečnost, vysokou dostupnost a škálovatelnost řešení dle aktuálních potřeb, silnou metodickou podporu a nabídku školení uživatelů. Rozhodujícím faktorem by při výběru eSSL by měla být i schopnost propojení řešení s dalšími agendami, například na vedení ekonomiky a personalistiky, a propojení se školským systémem, které pracovníkům školy výrazně ulehčí práci při vedení správních řízení a umožní všechny procesy digitalizovat.
Spisovka s vazbou na Bakaláře
Unikátní služba pokrývající všechny základní potřeby současných vzdělávacích institucí, včetně plnění zákonných legislativních požadavků, vznikla spojením nejpoužívanějšího informačního systému v české veřejné správě GINIS od společnosti Gordic a školského systému Bakáláři v prostředí cloudu Microsoft Azure. Spisová služba GINIS SSD Education je šita na míru školským zařízením hledajícím moderní řešení, které umožňuje spravovat všechny každodenní agendy školských pracovníků v jednoduché a uživatelsky přívětivé webové aplikaci. Všechny dokumenty mají díky provozu v cloudu dostupné kdykoliv a odkudkoliv, jednoduše, bezpečně a s nižšími nároky na vlastní vybavení.
Napojení spisové služby GINIS SSD Education na nejpoužívanější školský systém Bakaláři umožňuje nejen samotné předávání dokumentů, ale především řeší oblast přijímacího řízení. Veškeré dokumenty z této agendy jsou v digitální podobě a není potřeba je tisknout, složitě přiřazovat a fyzicky odesílat. Elektronické podání přihlášky se ve spisové službě zaeviduje do spisu a následně jedním tlačítkem dokument uloží do systému Bakaláři, kde s ním lze dále pracovat. Jednoduše tak lze vytvořit novou kartu uchazeče, zaevidovat dokument k již existujícímu uchazeči, spravovat rozhodnutí o přijetí nebo zadat odeslání zásilky odesílateli apod. Veškeré související kroky se na pozadí evidují zpět do spisové služby, kde je dokument uložen a předán k archivaci.
Modul Přijímací řízení
První řešení digitalizace přijímacího řízení na školy představuje modul Přijímací řízení v aplikaci Bakaláři, který přináší školám revoluční možnost propojení s přední spisovou službou GINIS SSD Education od společnosti Gordic. Mezi hlavní přínosy tohoto propojení patří eliminace duplicitní práce, kdy administrativní pracovníci zadávají data pouze do jednoho systému, a s tím související časová úspora.
Řešení je určeno pro střední školy zřízené krajským úřadem, kde je provozováno na technologických centrech, a ostatní střední školy, kde běží v cloudu nebo na vlastní infrastruktuře
Příklady táhnou
Příkladem města, které využilo příležitost, která plyne z povinnosti škol vést spisovou službu v elektronickém systému spisové služby, je město Ostrov z Karlovarského kraje. Zde již v roce 2023 nasadili řešení spisové služby GINIS současně kromě základní a mateřské školy i v domě kultury, městské knihovně a městském domě dětí a mládeže. Celkem v 11 příspěvkových organizací zřizovaných městem již těží z výhod, které umožňuje digitalizace v podobě elektronické spisové služby.
„Motivací pro zavedení elektronické spisové služby pro nás byl blížící se termín, od kterého nám legislativa ukládá povinnosti vést elektronickou spisovou službu pro školská zařízení. V rámci výrazné úspory zdrojů jsme se rozhodli implementovat stejné řešení pro všechny naše příspěvkové organizace současně,“ řekl David Hanakovič ze zastupitelstva města.
Řešení elektronické spisové služby GINIS splňuje nejen veškeré české a unijní legislativní požadavky, ale především umožňuje výrazně zrychlit a zjednodušit nezbytné administrativní činnosti školských pracovníků, a zefektivnit tak provoz vzdělávacích institucí. Je třeba ale zvolit takové řešení, které nenabízí jen samotou digitalizaci správy dokumentů, ale kompletně pokrývá komunikaci jak uvnitř školy, tak s třetími stranami, se stáními orgány i samotnými žáky a jejich rodiči.
Proč GINIS SSD Education?
Gordic je momentálně jedinou společností na trhu, která nabízí integraci spisové služby s aplikací Bakaláři. Někteří dodavatelé sice uvádějí, že mají řešení pro školy, avšak jejich systémy nejsou propojeny se školským informačním systémem, což znamená více manuální práce a větší riziko chyb.
|
Spisová služba GINIS |